Gambar di atas merupakan contoh diagram alir atau flowchart. Dibuat dengan ms-excel lebih mudah dariada di ms-word. Bentuk-bentuk shape lainnya dapat Anda pilih sendiri sesuai kebutuhan. Gambar di atas hanya contoh mudah dan sederhana.
Pemanfaatan secara maksimal penggunaan menubar “Drawing” yang biasanya dibagian bawah layar kerja, akan mempermudah pekerjaan kita. Daripada kita mesti menginstall program flowchart lainnya, misalnya Visio Drawing. Lebih kita maksimalkan program ms-excel yang sudah ada.
Dalam hal pencetakan juga akan lebih mudah, karena excel menyediakan menu “fit to page” menu dalam pencetakan.
2. Berikut ini cara mudah untuk membuat nomor urut di dalam excel. Penomoran ini tanpa embel-embel titik atau lainnya. Karena yang diperlukan adalah jenis number, bukan text. Karena kalau berupa text atau ada tambahan titik dibelakangnya tidak akan terurut oleh excel.
Mari kita praktekkan cara mudahnya berikut ini.
Langkah kedua sebagai berikut
Dan langkah terakhir :
Anda tinggal ikuti petunjuk di gambar. Mudah untuk dilakukan bukan?
Mengubah Baris menjadi KolomAnda bisa mengubah baris menjadi kolom (dan kolom menjadi baris) dengan menyorot sel-sel yang akan Anda ubah, lalu klik kanan, pilih Copy.
Kemudian pilih sel baru tempat data akan dipindah, klik kanan, pilih Paste Special….
Dan terakhir beri tanda pada pilihan Transpose di kotak dialog Paste Special … tersebut.
Klik OK.
Selesai.
Catatan : tidak berfungsi untuk pilihan Cut, hanya untuk Copy.
Anda bisa lihat gambar di bawah ini:
Tips Mengubah Separator pada ExcelSeparator atau format penulisan angka yang biasa dilakukan pada microsoft office excel sering kali memang membingungkan karena format default pada microsoft office excel adalah merupakan bukan format Indonesia. Dimana format Indonesia untuk pemisah nilai ribuan adalah tanda titik dan pemisah nilai desimal adalah tanda koma, sedangkan pada keadaan default microsoft office excel adalah dengan format pemisah nilai ribuan adalah tanda koma (,) dan pemisah desimal adalah tanda titik (.).
Berikut ini adalah penulisan angka dengan format default microsoft office excel
Nah sekarang bagaimana caranya agar mengubah format default microsoft office excel tersebut menjadi format Indonesia ? mudah koq…
Ikuti saja langkah berikut ini
Klik Menu Tools kemudian pilih Options sehingga muncul window/jendela Options seperti pada gambar berikut
Klik tab International dan selanjutnya hilangkan tanda centang/contreng pada tulisan Use System Separators.
Kemudian pada Decimal Separator ganti dengan tanda koma (,) serta pada Thousands Separator ganti dengan tanda Titik (.) dan akhiri dengan klik OK.
Hasilnya akan terlihat seperti dalam gambar di atas.
Selamat mencoba…
Membuat 2 tabel sekaligus dalam excelKadangkala kita membutuhkan beberapa tabel dengan format kolom yang sama, namun kita tidak tau bagaimana caranya sehingga mempermudah kita untuk membuat dua buah tabel atau lebih sekaligus di dalam microsoft excel.
Misalkan saja kita ingin membuat tabel karyawan yang dibedakan berdasarkan unit kerja dari karyawan tersebut misalnya di sheet1 tabel untuk Sales, sheet2 untuk administrasi. Tentu kedua tabel ini membutuhkan format kolom tabel yang sama, misalnya di kolom 1 untuk nomor urut, kolom 2 untuk nama karyawan, kolom 3 untuk alamat karyawan dan kolom 4 untuk kota.
Nah sekarang bagaimana caranya ? ikuti langka berikut ini
buka/open microsoft excel, dan perhatikan pada bagian bawah lembar kerja (sheet) excel ada beberapa nama sheet yang tertera disitu.
Setelah workbook excel sudah terbuka, maka pada keadaan default sheet1 adalah sheet yang aktif sedangkan sheet yang lain tidak aktif, jadi perlu diaktifkan sehingga apa yang akan di kerjaan di sheet 1 akan terekam juga di sheet lain yang sudah kita aktifkan.
cara mengaktifkan, dalam contoh ini kita mengaktifkan sheet2 (membuat group sheet1 dan sheet2). Tekan dan tahan tombol CTRL pada keyboard, kemudian arahkan penunjuk mouse pada sheet2 dan klik satu kali, perhatikan baris judul/bagian paling atas workgroup muncul informasi [Group] yang berarti kita telah membuat dan akan bekerja pada goup baru yaitu sheet1 dan sheet2.
Setelah sheet2 aktif, sekarang anda sudah siap untuk membuat, mengetik apa saja, mengubah lebar kolom dan lebar baris di sheet1 dan dengan otomatis semuanya akan terekam di sheet2.
Sebagai contoh buatkan sebuah tabel seperti berikut, atur lebar kolom dan baris sesuaikan dengan kebutuhan.
Setelah selesai membuat tabel, sekarang giliran kita untuk membuktikan apakah apa yang telah kita buat di sheet1 sudah tersimpan di sheet2 ?
caranya, klik satu kali pada sheet2 maka akan terlihat tabel yang sama persis dengan tabel di sheet1.
Untuk me-nonaktifkan kembali sheet2, tekan tombol CTRL dan tahan lalu arahkan penunjuk mouse ke sheet2 dan klik satu kali. Perhatikan pesan [Group] pada judul workgroup akan hilang.
Coba lakukan kembali dengan 3 atau 4 sheet sekalilgus.
Untuk bekerja dengan group, di sheet manapun anda bekerja maka di sheet-sheet lain yang aktif akan ikut terekam sama seperti apa yang kita kerjakan di salah satu sheet.
Selamat berkreasi
Mengatur Default Directory Penyimpanan File ExcelKenapa musti diketahui cara mengatur directory yang digunakan untuk penyimpnan file ? ini karena masih banyak pengguna (user) komputer khususnya yang masih pemula seringkali mengalami kehilangan file yang telah dibuatnya dari microsoft office excel atau dari program aplikasi lainnya, ini karena pengguna belum memahami fungsi dari folder itu sendiri, sehingga saat menyimpan file mereka (para pengguna) itu sendiri tidak tahu dimana aplikasi yang digunakan itu menyimpan file yang telah dibuat.
Untuk itu kita perlu menentukan folder yang mana yang harus kita simpan file agar sewaktu-waktu dibutuhkan kembali dapat dengan mudah ditemukan dalam direktori yang telah kita buat dan atur dalam microsoft office excel.
Bagaimana membuat folder ? bagi yang belum tau caranya bisa klik di sini untuk mebuat folder terlebih dahulu.
Setelah membuat folder kita kembali dalam microsoft office excel, dan melanjutkan dengan menentukan folder (folder yang telah dibuat) yang akan digunakan untuk menyimpan file-file dari microsoft office excel.
Caranya, klik Menu Tools – Options sehingga jendela atau window Options muncul seperti pada gambar berikut :
Pada window Options, klik tab General seperti terlihat dalam gambar yang sudah saya tandai dengan garis lingkar berwarna hijau.
Pada bagian bawahnya perhatikan tanda panah, di situ tertera Default File Location, yaitu pada c:\Documents and Settings (bila belum pernah diubah), ini menyatakan bahwa setiap file yang dibuat di microsoft office excel akan disimpan di folder ini.
Agar file yang dibuat di microsoft office excel tidak tersimpan di Documents and Settings, maka kita harus mengubahnya, sebagai contoh kita mengubah tempat penyimpanan file microsoft office excel pada directory TABEL yang berada di drive D.
Langkah berikutnya adalah menghapus default directory yang sedang aktif dan menggantinya menjadi D:\tabel kemudian klik OK. Lihat seperti dalam gambar berikut.
Selanjutnya apabila anda membuat tabel di microsoft office excel maka akan secara otomatis anda di arahkan untuk menyimpan file dalam directory TABEL pada drive D.
Selain menyimpan Default Directory tersebut menjadi tempat default untuk kita membuka dokumen/tabel yang pernah kita buat (Save dan Open).
Untuk membuktikan setelah mengaturnya coba jalankan perintah untuk menyimpan file dengan cara klik menu File – Save as atau Klik menu File – Open, maka kita akan di arahkan ke folder yang telah kita tentukan dalam jendela Options tadi.
Tips : sebaiknya semua dokumen/data tersimpan pada drive yang berbeda dari drive yang menyimpan sistem operasi, hal ini dimaksud agar apabila sistem operasi mengalami kerusakan atau terserang oleh virus tertentu yang menyebabkan drive tersebut harus di format ulang, maka data yang kita simpan tidak ikut terformat dan mempermudah back up data.
Selamat mencoba…
Proteksi Sheet pada Microsoft Office ExcelSetiap perusahaan besar maupun kecil tentu mempunyai privatisasi, atau batasan-batasan tertentu dalam mengakses data berdasarkan jabatan yang seseorang atau hak akses yang di berikan kepada sorang karyawan.
Seperti contoh misalnya pada perusahaan perdagangan atau kita ambil contoh yang sederhana saja misalnya di sebuah toko penjualan alat-alat tulis kantor, tentu tidak semua orang boleh menentukan harga setiap item barang yang ada di toko tersebut.
Yang boleh mengubah menaikan atau menurunkan pada intinya adanya perubahan harga barang pad atoko tersebut sudah pasti harus di tentukan oleh seorang pemilik toko atau yang diserahkan wewenangnya untuk itu. Oleh karena itu sebaiknya data-data berupa daftar harga bagi setiap item atau barang yang ada di toko tersebut sebaiknya dilindungi atau istilah di komputer di sebut di proteksi. ada beberapa proteksi di komputer khususnya di excel dan lebih khusus lagi kita hanya membicarakan bagaimana cara memproteksi salah satu sheet pada excel.
Untuk memproteksi salah satu sheet pada excel ikuti langkah berikut ini.
Pertama buatkan sebuah tabel di sheet1 dengan ketentuan sebagai berikut :
pada cell/sel b3 ketik “Laporan Penjualan Barang” (tidak pake tanda petik)
pada sel B5 ketik “kode barang”
pada sel C5 ketik “nama barang”
pada sel D5 ketik “jumlah terjual”
pada sel E5 ketik “harga unit”
pada sel F5 ketik “total harga”
Sebagai data input (data yang harus di masukkan/input) adalah kolom “kode barang” dan “jumlah terjual” sedangkan nama barang dan harga perunit akan di peroleh dari sheet2 dengan menggunakan rumus vlookup. Ini dimaksud agar data berupa ketetapan harga satuan yang sudah ditentukan oleh pemilik toko atau seorang manajer tidak bisa diubah oleh seorang operator komputer. Jadi intinya seorang operator atau penginput data hanya bisa menginput data berupa kode barang dan jumlah barang yang terjual.
Tabel selengkapnya lihat gambar berikut.
Setelah menyelesaikan tabel pertama, sekarang buatkan tabel kedua yang nantinya akan di proteksi sehingga hanya dapat diubah bagi orang yang memiliki hak untuk mengubah pada sheet2 dengan ketentuan sebagai berikut :
Pada sel B2 ketik “kode barang”
pada sel C2 ketik “nama barang”
pada sel D2 ketik “harga barang”
masukan semua data yang ada seperti contoh pada gambar berikut ini.
Setelah selesai membuat kedua tabel yang ada di sheet1 dan sheet 2, maka sekarang buatkan rumus pada tabel pertama di sheet 1 sebagai berikut :
pada sel C6 ketik rumus : =VLOOKUP(B6,Sheet2!$B$3:$D$6,2)
copy kan rumus tersebut di sel C6 ke sel C7 sampai C17.
Pada sel E6 ketik rumus : =VLOOKUP(B6,Sheet2!$B$3:$D$6,3)
copy kan rumus tersebut di sel E6 ke sel E7 sampai E17.
Pada sel F6 ketik rumus : =D6*E6
copy kan rumus tersebut di sel F6 ke sel F7 sampai F17.
Selanjutnya kita harus memproteksi sheet2 agar tidak bisa di ubah lagi oleh siapapun selain kita yang mengetahui password itu saja yang bisa mengubah data yang ada di sheet2.
pertama adalah aktifkan dulu sheet2 dengan klik pada sheet2 lalu klik menu TOOLS dan pilih PROTECTION dan lanjutkan dengan klik pada PROTECT SHEET, maka akan tampil pada monitor menu seperti berikut :
ketikan password yang gampang diingat untuk digunakan kembali sewaktu kita hendak mengubah data yang ada di sheet2 ini dan akhiri dengan menekan OK, sehingga terlihat permintaan untuk mengisi sekali lagi password yang sama.
Ketiklah password anda sekali lagi sebagai konfirmasi dan tekan OK.
Setelah anda menekan OK maka sheet2 yang barusan di proteksi tidak bisa di ubah lagi data yang ada di dalamnya baik itu menghapus isi sel, mengubah isi sel, menghapus baris ataupun kolom, semuanya tidak akan bisa kecuali anda harus membuka kembali proteksi sheet tersebut.
Apabila anda mengtikan sesuatu ke dalam sheet2 maka akan muncul pesan seperti berikut.
Bila anda ingin mengubah kembali data-data yang ada di sheet2 maka anda harus membuka proteksi sheet2 tersebut terlebih dahulu sebelum melakukan editing atau perbaikan pada sheet2 dengan cara klik menu TOOLS, PROTECTION dan klik UNPROTECT SHEET, selanjutnya masukan password yang dimiliki pada saat membuat password proteksi dan klik OK.
Selamat mencoba
Membuat sebuah grafik dengan data yang di ambil dari tabelPada latihan kita sebelumnya dalam memperlajari Microsoft Office Excel, sudah kit abuatkan tabel-tabel dan untuk kali ini Belajar Ilmu Komputer memberikan materi bagaimana membuat sebuah grafik dengan data yang di ambil dari tabel.
Sebagai contoh dalam praktek kita kali ini coba buatkan sebuah tabel seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
Tabel di atas menerangkan perkembangan jumlah siswa pada sebuah sekolah, mulai dari tahun 2001 hingga tahun 2005 dan dibedakan berdasarkan jenis kelamin (Pria dan Wanita).
Tugas kita setelah membuat tabel tersebut adalah membuat grafik dengan data yang diambil dari tabel tersebut.
Untuk membuat grafik dengan Microsoft Office Excel ikutilah langkah-langkah berikut ini. Langkah pertama, klik Menu Insert-Chart sehingga muncul jendela (window) Chard Wizard step 1 of 4. Ada dua pilihan bentuk grafik yaitu Standard Types dan Custom Types, Pilih standard type. Bila menghendaki bentuk lain silahkan mencobanya nanti dengan Custom types. Tentukan pilihan bentuk grafiknya pada Chart Type, sebagai bahan praktik kita kali ini coba gunakan tipe grafik Column dan sub typenya gunakan Clustered Column kemudian klik Next.
Pada langkah kedua (chart wizard step 2 of 4) kita menentukan data range dari sel B4 sampai sel D9 (lihat gambar).
Setelah itu klik Tab Series yang berada disebelah kanan Data Range, untuk menentukan format Series dan kategori X axis. Untuk Series1 ganti menjadi Pria caranya klik dulu satu kali pada kata Series1 kemudian klik pada kotak kecil disebelah kanan Name kemudian klik pada judul tabel Pria selanjutnya sekali lagi klik pada kotak kecil tadi untuk kembali ke jendela series.
Kemudian pada Value-nya tentukan dari sel C5 sampai C9 caranya, klik pada kata Pria satu kali kemudian klik kotak kecil yang berada di sebelah kanan kata Value kemudian tentukan range dari sel C5 sampai sel C9 dan terakhir klik pada kotak kecil tadi untuk kembali ke jendela series. Lakukan hal yang sama untuk Series2 menjadi Wanita serta data valuenya.
Untuk Category (X) axis labels tentukan dari sel B5 sampai sel B9, caranya klik kotak kecil di sebelah kanan kata Category (X) axis labels kemdian tentukan range mulai dari sel B5 sampai sel B9 dan terakhir klik kotak kecil untuk kembali ke menu series dan tekan Next untuk menempatkan judul grafik. Untuk Chart Title ketiklah sebuah judul untuk grafik yang telah kita buat, sebagai contoh ketik GRAFIK PERKEMBANGAN SISWA.
Untuk Category (X) Axis ketik TAHUN dan untuk Value (Y) Axis ketik Jumlah Siswa dan Klik Finish.
Grafik yang telah anda buat sudah muncul di lembar kerja Microsoft office excel, untuk penempatan grafiknya silahkan klik dan geser serta tempatkan di tempat yang sesuai.
selamat belajar…
Menggabungkan SelMenggabungkan sel
Yang dimaksud dengan menggabungkan sel di sini dan menurut Belajar Ilmu Komputer adalah menggabungkan dua atau lebih sel menjadi satu sel.
Para pengguna komputer khususnya pengguna microsoft office excel yang sudah mahir sudah jangan di tanya lagi mengenai bagaimana cara menggabungkan sel tapi bagaimana dengan kita yang masih pemula yang belum mengenal banyak tentang seluk beluk microsoft office excel ?
Pada gambar di bawah, perhatikan kolom B baris ke 3 dan ke 4, di situ sudah di ubah menjadi satu sel yaitu sel B3 begitu juga dengan kolom C dan kolom D pada baris ke 3, di situ sudah di ubah menjadi satu sel yaitu sel C3.
Mari belajar cara menggabungkan sel-sel yang ada dalam tabel tersebut menjadi sebuah sel yang kita kehendakicdengan cara mengikuti langkah demi langkah berikut ini.
Pertama-tama buatkan dulu tabel seperti dalam gambar, setelah itu pada sel B3 ketikan kata Tahun dan pada sel C3 ketikan kata Jumlah Siswa, untuk sel lainnya saya anggap semua sudah bisa karena tidak adanya penggabungan sel.
Setelah selesai mengetik judul dari tabel tersebut, maka langkah berikutnya adalah menggabungkan kedua sel yaitu untuk kolom Tahun, kita harus menggabungkan sel B3 dan sel B4, caranya tandai daerah yang akan digabungkan selnya (sel B3 dan B4), tempatkan pointer pada sel B3 kemudian tekan dan tahan tombol SIFT pada keyboard sambil menekan panah ke bawah satu kali. Setelah itu klik menu Format-Cells-Alignment.
Maka akan muncul jendela format cells seperti gambar berikut.
Yang perlu diubah dalam jendela format cells adalah semua yang sudah saya beri tanda berwarna merah yaitu Text Alignment-Horisontal, Vertical serta text control Merg Cells.
Untuk Horinzontal Text Align ubah mejadi Center begitu juga dengan Text Alignment Vertical ubah menjadi Center sedangkan pilihan Text Controlnya berikan tanda rumput atau tanda centang pada Merge Cells.
Akhiri proses pengaturan teks dengan menekan tombol OK.
Perhatikan sel-sel yang sudah kita gabungkan dan coba dengan kreasi anda sendiri dengan membuat tabel-tabel lainnya.
Selamat mencoba semoga bisa membantu…
Penggunaan Fungsi (Rumus) IFPenggunaan Fungsi (Rumus) IF AND
Rumus MIcrosoft Office Excel IF AND biasanya digunakan untuk mencari nilai tertentu berdasarkan dua buah ketentuan ata dua buah persyaratan. Jika kedua persyaratan itu terpenuhi maka diberikan nilai tertentu sedangkan salah satu saja persyaratan atau tidak ada persyaratan yang terpenuhi maka tidak mendapatkan nilai tertentu.
Format rumus/fungsi IF AND adalah sebagai berikut
=IF(AND(Persyaratan1,Persyaratan2),Nilai1,=IF(AND(persyaratan1,persyaratan2),nilai2,nilai3)) Sebagai bahan percobaan kita coba buatkan tabel dengan format sebagai berikut JUDUL TABEL
Sel B3 = NO
Sel C3 = NAMA KARYAWAN
Sel D3 = GOLONGAN
Sel E3 = JABATAN
Sel F3 – GAJI POKOK
Sel G3 = TINJANGAN JABATAN
Sel H3 = GAJI BERSIH
Untuk Kolom Nomor Urut isikan mulai dari 1 sampai 10 Untuk Kolom Nama Karyawan Bebas berikan nama Untuk Kolom Golongan :
Nomor 1 = Golongan 3
Nomor 3 = Golongan 2
Nomor 5 = Golongan 2
Selain itu Golongan 1
Untuk Kolom Gaji Pokok, Jika Golongan 3 maka Gaji Pokok 1.000.000, jika Golongan 2 maka gaji pokok 750.000 dan jika golongan 1 maka gaji pokok 500.000 (gunakan rumus IF satu persyaratan) Untuk kolom Tunjangan Jabatan gunakan rumus IF dua persyaratan yang kita pelajari hari ini. Untuk Kolom Gaji bersih gunakan rumus penjumlahan biasa yaitu =GajiPokok+TunjanganJabatan Karena hari ini kita mempelajari rumus IF AND maka mari sama-sama kita buatkan rumus untuk kolom Tunjangan Jabatan. Dari tabel di atas maka rumus untuk Tunjangan Jabatan akan ditempatkan pada sel G5, tempatkan dulu posisi pointer pada sel B5 kemudian ketikan rumus berikut ini :
=IF(AND(D5=3,E5=”Direktur”),500000,IF(AND(D5=2,E5=”Kabag”),350000,0))
Penjelasan :
Jika Golongan 3 dan Jabatan Direktur maka Tunjangan Jabatan 500.000
Jika Golongan 2 dan Jabatan Kabag maka 350.000
Jika tidak maka 0
Sekian dan selamat belajar…
